Sicuramente sono diversi gli strumenti e le strategie a disposizione dei professionisti del turismo che permettono di incentivare le prenotazioni prepagate con incassi anticipati permettendo, al contempo, di contenere il fenomeno delle cancellazioni.

Per chi lavora nel settore dell’ospitalità ci sono numerose modalità di incasso. Dalla tariffa prepagata alla Standard Rate, al pagamento con caparra o tranche, ogni tipologia tariffaria è legata a tempistiche di incasso differenti. A questo si associa una probabilità variabile di concretizzazione effettiva dell’incasso, dipendente dalla possibilità di annullamento della prenotazione, fenomeno a sua volta legato alla cancellation policy prescelta. 

A seconda che si tratti di Non-Rimborsabile/Prepagata, di una Tariffa flessibile piuttosto che di una Semi-flessibile, possono aumentare o diminuire le nostre possibilità di raggiungere gli obiettivi prefissati.

Tariffe Prepagate e incassi anticipati

Naturalmente chi lavora nel settore dell’ospitalità tende a preferire le Tariffe prepagate. Tali tariffe, per definizione, prevedono che la struttura ricettiva incassi l’importo associato al soggiorno prenotato nel momento in cui riceve la prenotazione. 

Sono diverse le ragioni che portano gli host, non solo italiani ma di tutto il mondo, a preferire le prenotazioni prepagate.

La vendita di questo tipo di tariffa, oltre a fornire la certezza di riempimento camere funzionale all’organizzazione delle attività operative, fornisce infatti una disponibilità economica immediata. Grazie all’incasso anticipato della prepagata è infatti possibile avere a disposizione quella liquidità fondamentale per portare avanti le attività di programmazione necessarie alla direzione. Per non parlare degli indiscussi benefici che questo comporta per il raggiungimento dell’equilibrio economico-finanziario.

Ospiti e pagamenti anticipati

Se da una parte è vero che l’albergatore necessita di incrementare il più possibile la vendita anticipata delle sue sistemazioni attraverso soggiorni prepagati, è altrettanto vero che gli ospiti tendono a prediligere soluzioni flessibili, o quantomeno che garantiscano loro una tutela da eventi imprevisti che potrebbero compromettere la possibilità di godere del soggiorno.

Questo comporta, in linea generale, una minore propensione al pre-pagamento da parte degli ospiti. Da qui, chiaramente, la necessità di un effort maggiore da parte dell’host nella ricezione anticipata dell’incasso, con il risultato di una incertezza circa la liquidità a disposizione. 

Tariffe Prepagate e Non-Rimborsabili

Detto questo, un’importante riflessione va rivolta verso il corretto utilizzo delle Tariffe prepagate e Non rimborsabili.

Questo tipo di soluzione, infatti, offre agli albergatori:

  • Dal punto di vista economico, la possibilità di avere un cashflow in anticipo.
  • Dal punto di vista commerciale, la garanzia di avere prenotazioni che, in caso di cancellazione, non verranno rimborsate al cliente.

Naturalmente sono numerose le possibilità di pagamento tra cui scegliere per impostare la propria strategia di vendita e altrettanto numerosi sono i fattori da tenere in considerazione, strettamente legati alla specificità della propria realtà di business. 

Quali regole di cancellazione e pagamento scegliere?

Ovviamente non c’è una risposta univoca, in quanto i fattori da tenere in considerazione sono sicuramente molteplici.

Tali fattori possono essere suddivisi in due categorie. La prima categoria è legata alle caratteristiche specifiche della propria realtà; la seconda categoria riguarda invece le caratteristiche specifiche della propria clientela.

Caratteristiche della struttura:

  • Tipologia di struttura (Hotel, B&B, Affittacamere, Resort, Villaggio, Camping, etc.,)
  • Categorizzazione principale (Resort di lusso, Boutique Hotel, Business Hotel, Villaggio per famiglie, B&B storico, etc.)
  • Tipologia e quantità disponibile di sistemazioni  (suites, camere, appartamenti, bungalow, etc.)
  • Location: collocamento della struttura nell’area di riferimento
  • Competitor
  • Etc.

Caratteristiche del proprio target di clientela:

  • Età media
  • Motivo del soggiorno
  • Disponibilità economica
  • Soggiorno medio
  • Etc.

Domanda e offerta: due bisogni opposti

Abbiamo visto prima le ragioni che spingono professionisti della ricettività turistica a preferire le Tariffe prepagate e tutti i vantaggi che queste comportano per gli operatori di settore. Tuttavia, ciò si scontra con le necessità degli ospiti che, al contrario, presentano bisogni decisamente differenti. 

Una delle difficoltà principali che concorrono alla complessità dell’hospitality risiede proprio nel principale conflitto di interessi esistente tra gli attori della domanda e dell’offerta, ovvero i titolari delle strutture ricettive e i loro ospiti.

Ma, alla luce di quanto sopra esposto a proposito della scarsa propensione dei viaggiatori a prenotare il proprio soggiorno scegliendo questo tipo di tariffa, come incentivare le prenotazioni con Tariffa prepagata/Non-Rimborsabile? E soprattutto, come utilizzare correttamente questo tipo di tariffa?

Il corretto utilizzo della Tariffa prepagata/Non-Rimborsabile

Dal punto di vista dell’ospite scegliere una soluzione del genere significa rinunciare in anticipo alla possibilità di ottenere il rimborso in caso di imprevisti. Quindi, per far sì che il potenziale ospite scelga questa soluzione e che sia disposto a saldare immediatamente il soggiorno, occorrerà impostare una scontistica che:

  • sia allettante rispetto agli altri piani tariffari presenti;
  • giustifichi il prepagamento e la non rimborsabilità della prenotazione.

Eventualmente, unitamente ad una tariffa competitiva, è possibile prevedere degli add-ons inclusi gratuitamente e non presenti per le altre tariffe, quali ad esempio un upgrade gratuito o un servizio extra solitamente a pagamento. La cosa importante è che da parte dell’ospite venga percepito il valore aggiunto incluso in questa tipologia tariffaria, che deve essere per definizione superiore rispetto a quello percepito in relazione alle altre offerte presenti.

Una soluzione sicuramente vantaggiosa è quella di associare alla Tariffa prepagata la possibilità di ottenere il rimborso in caso di eventi inaspettati che compromettano il soggiorno. Questo purché l’eventuale rimborso non gravi sulle casse della struttura ricettiva. 

La Tariffa prepagata assicurata

La Tariffa BeSafe Rate è nata proprio per rispondere a tale esigenza: dare alle strutture ricettive la possibilità di inserire una tariffa prepagata che, grazie all’assicurazione inclusa, rimborsi l’ospite in caso di cancellazione, fornendo contemporaneamente la garanzia di incasso all’albergatore.

Tale soluzione si posiziona a metà strada tra gli interessi della domanda e dell’offerta, configurandosi come punto di incontro tra le due parti.